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Priorité à l’archivage maîtrisé


Cet été, priorité à l’archivage maîtriséjkljkl !
Avec ARCOTYP, suivez le Modèle idéal d’archivage.

Cas client Mutuelle
Phase 1 Définition Phase 2 Action Phase 3 Evolution

Description de la phase 1 du modèle ARCOTYP

Description phase 2 du modèle ARCOTYP

Description phase 3 du modèle ARCOTYP
Définissez votre politique d’archivage papier & numérique.
[Charte archives, listes de références]
Installez une solution
d’archivage mixte personnalisée.
[Logiciel, espaces de stockage]
Suivez l’évolution
des processus mis en place.
Maintenance et veille]
Logo AT2O01 69 35 16 75 www.at2o.comcontactez-nous
Participez au QUIZZ de l'été pour tester vos connaissances sur l'archivage !
Cas client mutuelle

Secteur mutuelle / assurance

Définition d’une politique d’archivage papier et numérique & mise en oeuvre d’un service archives transverse au sein d’une mutuelle de retraite et d’épargne française.

 

1. Notre client

  • 50 délégations – 10 antennes
  • + de 200 000 adhérents actifs
  • 330 000 dossiers papiers
  • 5 à 6000 nouveaux dossiers/an
  • 350 actes de gestion/jour
  • 700 manipulations/jour

 

2. Constats de départ

  • Atteinte des limites d’encombrement et vétusté de la salle de classement des archives papiers.
  • Nombreuses manipulations de dossiers : risques de pertes, dilution, destruction des données.
  • Pratiques d’archivage non homogènes (propres à chaque individu).
  • Désynchronisation du contenu des Dossiers Adhérents entre le siège et ses délégations.
  • Fortes contraintes réglementaires : finances, fiscalité, suivi des bénéficiaires et ayants droits etc.

 

3. Démarche ARCOTYP

Phase 1 : Définition de la politique d’archivage

  • Création du Comité archives & rédaction de la Charte archives.
  • Catégorisation des éléments éligibles à l’archivage.
  • Mise en place progressive des Listes de références par activité
  • (Finances, Comptabilité, RH, Gestion locative etc).
  • Redéfinition des structures de stockage physique en interne
  • (Salle de classement) et en externe.
  • Référencement symétrique des répertoires numériques et des archives papier.

Phase 2 : Mise en place d’une action personnalisée

  • Paramétrage & mise en place de l’application fonctionnelle d’archivage mixte
  • (ARCOTYP Software).
  • Mise en œuvre des espaces de stockage.
  • Livraison des services d’archivage fonctionnels
  • (Préparation au versement, Versement, Recherche, etc).

Déploiement sur 3 mois auprès de 7 entités/14 utilisateurs. 

Phase 3 : Suivi de l’évolution des processus à long terme

  • Maintenance applicative ARCOTYP Software.
  • Prise en charge des évolutions des contraintes réglementaires (CNIL).
  • Révision du périmètre (activité immobilier).
  • Evolution des membres et des décision du Comité archives.

 

4. Bénéfices obtenus

  • Réduction maximum du volume d’archives papier.
  • Diminution significative des manipulations de dossiers papier.
  • Disponibilité immédiate du contenu d’un dossier à jour.
  • Service archives ouvert à l’ensemble des activités.
  • Pratiques normalisées et conformes aux réglementations.
  • Mise en valeur de la complémentarité papier et numérique.
  • Rationalisation (Traitement des éliminations, statistiques, moyens de référencement et recherches optimisées.)

 

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