Dans la majorité des cas, les entreprises ne considèrent pas l’archivage comme une mission prioritaire souhaitant n’y accorder ni temps, ni argent. Or dans un contexte impacté par la croissance des volumes de données, l’omniprésence du numérique et l’instabilité des réglementations et outils normatifs, l’archivage des données s’impose de plus en plus comme un défi crucial à relever. Cette prise de conscience résulte souvent de l’arrivée d’un élément perturbateur tels qu’un changement structurel majeur (déménagement, fusion/acquisition, restructuration), une saturation des espaces de stockage (papier et/ou numérique) ou des mouvements de personnel handicapants (départs de la société, retraite …). Au-delà de l’aspect temporel et financier, l’entreprise doit dès lors faire face à de nombreuses difficultés dans la mise en place de son projet d’archivage, notamment celles liées à la compréhension du marché (confusions sémantiques, offre parcellaire et complexe) et la mobilisation des acteurs du projet.
Pour pallier à ces difficultés et répondre efficacement aux besoins d’archivage exprimés par les entreprises, AT2O a créé ARCOTYP une démarche clé-en-mains aux bénéfices immédiats :
Pour l’entreprise :
- Approche managériale et transverse.
- Mise en conformité et évaluation permanente des risques.
- Identification et pérennisation du patrimoine informationnel.
- Rationalisation des volumes papier et/ou numérique.
- Optimisation de la complémentarité papier et numérique.
- Gestion de l’obsolescence des supports et formats.
- Revalorisation de la fonction archive.
- Meilleur partage de l’information (productivité).
- Préparation aux évolutions structurelles de l’entreprise.
- Gestion de l’archive respectueuse de l’environnement.
Pour le chef de projet :
- Prise en charge globale et sur-mesure.
- Un seul partenaire sur l’ensemble du projet.
- Budget adapté aux enjeux.
- Sollicitation minimale des acteurs internes.
- Planning maîtrisé et validé par tous les acteurs.