La première phase “Définition” du Modèle ARCOTYP permet de renseigner les pré-requis indispensables au paramétrage de l’application fonctionnelle déployée en phase 2.
Définition de la politique d’archivage
- Mise en place d’un Comité archives.
- Rédaction d’une Charte archives.
- Création de la table des paramètres ARCOTYP Software : organigramme, acteurs et droits associés, lieux de stockage (internes/externes, papier/numérique), formats.
Catégorisation des éléments éligibles à l’archivage
- Réalisation d’entrevues d’appropriation avec les services concernés.
- Réalisation de relevés d’observations.
- Prise en compte des exigences réglementaires, métiers, internes.
- Choix des supports et formats de conservation.
- Création des classes de service.
- Rédaction d’une liste de références par activité.