ARCOTYP Software, progiciel d’archivage mixte déployé en phase 2 du modèle ARCOTYP est conçu pour adresser l’ensemble des enjeux opérationnels, réglementaires et patrimoniaux auxquels sont confrontées les entreprises.
ARCOTYP Software adopte quelques grands principes :
- Son paramétrage est défini (et évolue de manière contrôlée et tracée) à l’image de l’entreprise, de son organisation, de ses infrastructures et de ses besoins.
- Le traitement des archives est indépendant de leur support de conservation (papier ou numérique).
- La complémentarité documentaire et les missions attribuées aux supports papier et numériques sont clairement définies.
- Les responsabilités des acteurs de l’archive sont affectées.
Positionnement de l’application
Le progiciel ARCOTYP est paramétré conformément aux listes de références (tableaux de gestion) et à l’organisation de l’établissement (Organigramme des activités et des acteurs). Les infrastructures internes de stockage ou services externalisés (papier et numérique) sont reconnus et administrés par l’application.
Fonctions opérationnelles
ARCOTYP Software permet aux acteurs de l’archive de réaliser l’ensemble des actions caractérisant le cycle de vie de l’archive :
- Préparation au versement.
- Versement mixte (papier et/ou numérique).
- Recherche.
- Accès au contenu.
- Réintégration.
- Elimination.
- Sortie définitive.
Fonctions de conservation durable
Au-delà des fonctions opérationnelles visibles par l’utilisateur, ARCOTYP software offre également un nombre important de fonctions non visibles, mais tout aussi essentielles, à l’image des fonctions de conservation et de maintien durable de la valeur probante. Celles-ci s’appliquent aux archives sur :
Support papier
- Gestion des lieux de stockage.
- Gestion des saturations (internes).
- Relocalisation.
- Récolement.
- Connecteur prestataires d’hébergement (option).
- Reprise de l’existant (option).
Support numérique
- Gestion de l’obsolescence.
- Intégration des métadonnées.
- Surveillance des contenus.
- Migration des supports.
- Conversion de formats.
- Rationalisation des espaces de stockage.
- Réversibilité et intéropérabilité.
Fonctions d’administration, conformité et continuité des services
D’autres fonctions non visibles mais caractéristiques d’ARCOTYP Software peuvent encore être évoquées :
Administration
- Paramétrage et contrôle des droits d’accès (profils, acteurs).
- Gestion des paramètres : organigramme, listes de références, classes de services.
- Suivi des mouvements et des actions (tableau de bord).
- Système d’alertes et de relances.
Conformité
- Norme de description (multicompliance) : PREMIS, Dublin Core, METS, ISAAR (CPF), ISAD (G), EAC (CPF), EAD …
- Normes de structure et méthode : ISO 14721 (Modèle OAIS), ISO 15489, Moreq2010, MEDONA.
- Norme AFNOR NF Z42-013
- Normes métier (option)
Continuité des services
- Tenue des registres.
- Editions statistiques (aide à la décision)
- Traçabilité : pistes d’audit, historisation, logs de l’ensemble des actions.
Fonctions remarquables
De l’ensemble des fonctions évoquées précédemment, voici un panel de celles qui constituent la valeur ajoutée du progiciel ARCOTYP Software.
- Versement mixte
- Visionneuse intégrée
- Rationalisation des espaces de stockage numérique
- Gestion de l’obsolescence numérique