Définition d’une politique d’archivage papier et numérique & mise en oeuvre d’un service archives transverse au sein d’une mutuelle de retraite et d’épargne française.
1. Notre client
- 50 délégations – 10 antennes
- + de 200 000 adhérents actifs
- 330 000 dossiers papiers
- 5 à 6000 nouveaux dossiers/an
- 350 actes de gestion/jour
- 700 manipulations/jour
2. Constats de départ
- Atteinte des limites d’encombrement et vétusté de la salle de classement des archives papiers.
- Nombreuses manipulations de dossiers : risques de pertes, dilution, destruction des données.
- Pratiques d’archivage non homogènes (propres à chaque individu).
- Désynchronisation du contenu des Dossiers Adhérents entre le siège et ses délégations.
- Fortes contraintes réglementaires : finances, fiscalité, suivi des bénéficiaires et ayants droits etc.
3. Démarche ARCOTYP
Phase 1 : Définition de la politique d’archivage
- Création du Comité archives & rédaction de la Charte archives.
- Catégorisation des éléments éligibles à l’archivage.
- Mise en place progressive des Listes de références par activité
- (Finances, Comptabilité, RH, Gestion locative etc).
- Redéfinition des structures de stockage physique en interne
- (Salle de classement) et en externe.
- Référencement symétrique des répertoires numériques et des archives papier.
Phase 2 : Mise en place d’une action personnalisée
- Paramétrage & mise en place de l’application fonctionnelle d’archivage mixte
- (ARCOTYP Software).
- Mise en œuvre des espaces de stockage.
- Livraison des services d’archivage fonctionnels
- (Préparation au versement, Versement, Recherche, etc).
Déploiement sur 3 mois auprès de 7 entités/14 utilisateurs.
Phase 3 : Suivi de l’évolution des processus à long terme
- Maintenance applicative ARCOTYP Software.
- Prise en charge des évolutions des contraintes réglementaires (CNIL).
- Révision du périmètre (activité immobilier).
- Evolution des membres et des décision du Comité archives.
4. Bénéfices obtenus
- Réduction maximum du volume d’archives papier.
- Diminution significative des manipulations de dossiers papier.
- Disponibilité immédiate du contenu d’un dossier à jour.
- Service archives ouvert à l’ensemble des activités.
- Pratiques normalisées et conformes aux réglementations.
- Mise en valeur de la complémentarité papier et numérique.
- Rationalisation (Traitement des éliminations, statistiques, moyens de référencement et recherches optimisées.)
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