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Testez vos connaissances en archivage !
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Question 1 sur 10
1. Question
Archiver c’est … ?
ExactEn effet, archiver ce n’est ni stocker, ni dématérialiser, ni sauvegarder. L’archivage est un processus indépendant et durable qui assure le référencement et la conservation intègre du capital probant et patrimonial de l’organisation ou de l’entreprise.
InexactStocker, dématérialiser, sauvegarder ne sont pas des fonctions propres à la conservation durable.
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Question 2 sur 10
2. Question
Les motifs d’éligibilité à l’archivage peuvent répondre à des besoins “complémentaires”. Selon quelles conditions peut-on qualifier les archives de “complémentaires” ?
ExactEn effet, les motifs de conservation des archives sont majoritairement liés à des obligations réglementaires, mais les activités productrices peuvent élargir le périmètre d’éligibilité aux archives complémentaires pour la valeur de contribution à la construction d’une preuve ou d’un début de preuve dont ils sont porteurs.
InexactLes activités productrices peuvent élargir le périmètre d’éligibilité aux archives complémentaires pour la valeur de contribution à la construction d’une preuve ou d’un début de preuve dont ils sont porteurs.
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Question 3 sur 10
3. Question
Qui est propriétaire et responsable des contenus archivés ?
ExactCe sont bien les services producteurs/verseurs qui sont propriétaires et responsables des contenus ainsi que de leur description dans le bordereau de versement. Les services prestataires (des archives, DSI) sont responsables des contenants de leur conservation et de leur restitution à l’identique des éléments versés.
InexactCe sont les services producteurs/verseurs qui sont propriétaires et responsables des contenus ainsi que de leur description dans le bordereau de versement. Les services prestataires (des archives, DSI) sont responsables des contenants de leur conservation et de leur restitution à l’identique des éléments versés.
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Question 4 sur 10
4. Question
Quelle instance de l’entreprise est en charge de la politique d’archivage ? (Plusieurs réponses possibles.)
ExactEffectivement, l’ensemble des acteurs et bénéficiaires de l’archivage sont réunis au sein d’une instance représentative nommée “Comité archives” en charge de la politique d’archivage. Dirigé par un coordinateur général (souvent sponsor puissant du projet), le Comité archives se composent des prestataires internes/externes (Service archives, Direction des Systèmes d’Information), des services transverses chargés des intérêts et de la gestion des risques de l’entreprise (ex. Direction Juridique, Direction Qualité …), des services producteurs / verseurs et parfois même, à titre consultatif, des autorités des contrôle ou des auditeurs divers. L’une des missions principales du Comité archives est la rédaction de la Charte archives, document qui pose les règles et principes que l’entreprise entend faire appliquer pour la protection de son capital probant et patrimonial.
InexactIl fallait cocher toutes les réponses. En effet, l’ensemble des acteurs et bénéficiaires de l’archivage sont réunis au sein d’une instance représentative nommée “Comité archives” en charge de la politique d’archivage. Dirigé par un coordinateur général (souvent sponsor puissant du projet), le Comité archives se composent des prestataires internes/externes (Service archives, Direction des Systèmes d’Information), des services transverses chargés des intérêts et de la gestion des risques de l’entreprise (ex. Direction Juridique, Direction Qualité …), des services producteurs / verseurs et parfois même, à titre consultatif, des autorités des contrôle ou des auditeurs divers. L’une des missions principales du Comité archives est la rédaction de la Charte archives, document qui pose les règles et principes que l’entreprise entend faire appliquer pour la protection de son capital probant et patrimonial.
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Question 5 sur 10
5. Question
Quels sont les composants indispensables à la construction d’un système d’archivage papier et/ou numérique performant ? (Plusieurs réponses possibles.)
ExactEn effet, ces trois éléments sont requis pour la mise en œuvre d’un système d’archivage performant.
InexactIl fallait cocher les trois réponses car en effet, un système d’archivage mixte s’articule autour d’un catalogue référentiel, d’espaces de conservation conforme adaptés aux supports de l’archive et d’un service fonctionnel (manuel ou progiciel) qui sera paramétré en fonction de la politique retenue par le Comité archives.
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Question 6 sur 10
6. Question
La Loi de mars 2000 reconnait à l’écrit numérique une valeur probante. Cette disposition est assortie de conditions, quelles sont-elles ?
ExactEn effet, selon la Loi de mars 2000, l’écrit numérique a valeur de preuve sous réserve de démontrer que l’intégrité du contenu n’a pu être corrompue, le document « signé » doit être imputable à une personne physique ou morale, le droit à l’oubli doit en outre pouvoir être respecté quand cela est exigé (ex. dispositions CNIL).
InexactLa Loi de mars 2000 attribut une valeur probante à l’écrit numérique sous réserve de démontrer qu’il est unique et que son l’intégrité n’a pu être corrompue. Le document « signé » doit être imputable à une personne physique ou morale, le droit à l’oubli doit en outre pouvoir être respecté quand cela est exigé (ex. dispositions CNIL).
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Question 7 sur 10
7. Question
L’impression papier d’un “original numérique” crée-t-il un document authentique ?
ExactEn effet, l’impression d’un document original numérique ne transfère pas sa valeur probante au papier. Le document imprimé aura valeur de photocopie.
InexactL’impression d’un document original numérique ne transfère pas sa valeur probante au papier. Le document imprimé aura valeur de photocopie.
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Question 8 sur 10
8. Question
La copie exacte d’un original numérique crée-t-elle un second original numérique ?
ExactVous avez raison, c’est un atout du support numérique de pouvoir créer aisément de multiples originaux identiques. Ce n’est pas le cas du support papier.
InexactC’est un atout du support numérique de pouvoir créer aisément de multiples originaux. Ce n’est pas le cas du support papier.
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Question 9 sur 10
9. Question
La numérisation d’un document original papier crée-t-elle un original numérique probant ?
ExactEn effet, la numérisation d’un document authentique ne crée pas un original probant. Le document numérique aura valeur de simple photocopie car les informations (métadonnées) de confirmation de son unicité, intégrité, imputabilité sont absentes.
InexactErreur : la numérisation d’un document authentique ne crée pas un original probant. Le document numérique aura valeur de simple photocopie car les informations (métadonnées) de confirmation de son unicité, intégrité, imputabilité sont absentes.
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Question 10 sur 10
10. Question
Puis-je faire confiance à mon progiciel de Gestion Electronique de Documents (GED) pour archiver ?
ExactBravo. Les outils de gestion documentaire répondent aux besoins des métiers afin d’assurer les tâches de production. Les documents (numériques ou numérisés) attachés au référentiel de la GED bénéficient de sauvegarde et d’une haute disponibilité, mais les attentes propres à l’archivage (intégrité, gestion de l’obsolescence, exploitation future indépendante) ne sont pas satisfaites.
InexactLes outils de gestion documentaire répondent aux besoins des métiers afin d’assurer les tâches de production. Les documents (numériques ou numérisés) attachés au référentiel de la GED bénéficient de sauvegarde et d’une haute disponibilité, mais les attentes propres à l’archivage (intégrité, gestion de l’obsolescence, exploitation future indépendante) ne sont pas satisfaites.
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