Refonte des pratiques archives dans le cadre du regroupement de plusieurs filiales et activités au sein d’un nouveau siège social.
1. Notre client
Groupe français intervenant sur l’ensemble des métiers de l’immobilier [transaction, Gestion locative, Construction, Promotion, Aménagement urbain, conseils et services associés].
- 23 filiales / 6500 salariés
- 50 000 Unités de Stockage [US]
- 15 000 Unités Archives [UA]
- 7 contrats d’externalisation
- 30 manipulations / jour
2. Constats de départ
- Pratiques hétérogènes mises en oeuvre par des entités multiples pendant des époques s’étalant sur plusieurs décennies [de 1930 à aujourd’hui].
- Consolidation des fonds d’archives référencés dans des inventaires très variables souvent attachés à la mémoire individuelle.
- Rationalisation, relocalisation et mise en conformité complexes en l’absence d’une véritable politique d’archivage et de procédures appropriées.
- Nombreux éléments documentaires manquants, référencés dans les bases archives, mais qui n’ont pas été réintégrés après consultation, et sont en déshérence [oubliés et sans propriétaire].
3. Démarche ARCOTYP
Phase préalable : Appropriation de l’existant et synthèse des besoins
- Etude réalisée à partir d’un échantillon représentatif de 6 groupes opérationnels et 90 listes de références.
Phase 1 : Définition de la politique d’archivage
- Définition des fondamentaux : Politique archives, organigramme, responsabilités, listes de références mixtes [support papier et numérique].
- Décision de création d’un service d’archivage transverse centralisé, ouvert à toutes les activités productrices du Groupe.
Phase 2 : Mise en place d’une action personnalisée
- Paramétrage & mise en place de la solution selon les conclusions de la phase 1.
- Formation des acteurs [archivistes, producteurs, lecteurs]
- Recette et mise en production.
- Formatage des existants [internes ou externalisés] et intégration dans la base ARCOTYP.
Déploiement sur 6 mois auprès de 400 utilisateurs.
Phase 3 : Suivi de l’évolution des processus à long terme
- Réunion périodique du Comité archives.
- Analyse des premiers retours d’expérience et ajustement du paramétrage.
- Etude des évolutions du contexte technique [gestion de l’obsolescence].
- Etude des évolutions de contextes réglementaires et adaptation.
4. Bénéfices obtenus
- Rationalisation des coûts d’hébergement par l’élimination conforme de 15 000 Unités de Stockage [US] ayant atteint leur date d’utilité.
- Nombreuses initiatives de versements anticipés d’archives intermédiaires afin de libérer les espaces de classement dans les bureaux des services.
- Préparation à l’archivage numérique [processus mixte].
- Exploitabilité optimale des moyens de stockage existants, et maîtrise globale et durable du capital informationnel probant et patrimonial de l’entreprise.
![ARCOTIMMO illustration [Format 710 X 350]](https://www.at2o.com/wp-content/uploads/2016/05/Site-Web-ARCOTIMMO-61946909-Format-710-X-350-210x105-crop.jpg)
1 503 commentaires