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clients arcotyp

Cas client immobilier

Secteur immobilier

Refonte des pratiques archives dans le cadre du regroupement de plusieurs filiales et activités au sein d’un nouveau siège social.

 

1. Notre client

Groupe français intervenant sur l’ensemble des métiers de l’immobilier [transaction, Gestion locative, Construction, Promotion, Aménagement urbain, conseils et services associés].

  • 23 filiales / 6500 salariés
  • 50 000 Unités de Stockage [US]
  • 15 000 Unités Archives [UA]
  • 7 contrats d’externalisation
  • 30 manipulations / jour

 

2. Constats de départ

  • Pratiques hétérogènes mises en oeuvre par des entités multiples pendant des époques s’étalant sur plusieurs décennies [de 1930 à aujourd’hui].
  • Consolidation des fonds d’archives référencés dans des inventaires très variables souvent attachés à la mémoire individuelle.
  • Rationalisation, relocalisation et mise en conformité complexes en l’absence d’une véritable politique d’archivage et de procédures appropriées.
  • Nombreux éléments documentaires manquants, référencés dans les bases archives, mais qui n’ont pas été réintégrés après consultation, et sont en déshérence [oubliés et sans propriétaire].

 

3. Démarche ARCOTYP

Phase préalable : Appropriation de l’existant et synthèse des besoins

Phase 1 : Définition de la politique d’archivage

  • Définition des fondamentaux : Politique archives, organigramme, responsabilités, listes de références mixtes [support papier et numérique].
  • Décision de création d’un service d’archivage transverse centralisé, ouvert à toutes les activités productrices du Groupe.

Phase 2 : Mise en place d’une action personnalisée

  • Paramétrage & mise en place de la solution selon les conclusions de la phase 1.
  • Formation des acteurs [archivistes, producteurs, lecteurs]
  • Recette et mise en production.
  • Formatage des existants [internes ou externalisés] et intégration dans la base ARCOTYP.

Déploiement sur 6 mois auprès de 400 utilisateurs. 

Phase 3 : Suivi de l’évolution des processus à long terme

  • Réunion périodique du Comité archives.
  • Analyse des premiers retours d’expérience et ajustement du paramétrage.
  • Etude des évolutions du contexte technique [gestion de l’obsolescence].
  • Etude des évolutions de contextes réglementaires et adaptation.

 

4. Bénéfices obtenus

  • Rationalisation des coûts d’hébergement par l’élimination conforme de 15 000 Unités de Stockage [US] ayant atteint leur date d’utilité.
  • Nombreuses initiatives de versements anticipés d’archives intermédiaires afin de libérer les espaces de classement dans les bureaux des services.
  • Préparation à l’archivage numérique [processus mixte].
  • Exploitabilité optimale des moyens de stockage existants, et maîtrise globale et durable du capital informationnel probant et patrimonial de l’entreprise.

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Cas client mutuelle

Secteur mutuelle / assurance

Définition d’une politique d’archivage papier et numérique & mise en oeuvre d’un service archives transverse au sein d’une mutuelle de retraite et d’épargne française.

 

1. Notre client

  • 50 délégations – 10 antennes
  • + de 200 000 adhérents actifs
  • 330 000 dossiers papiers
  • 5 à 6000 nouveaux dossiers/an
  • 350 actes de gestion/jour
  • 700 manipulations/jour

 

2. Constats de départ

  • Atteinte des limites d’encombrement et vétusté de la salle de classement des archives papiers.
  • Nombreuses manipulations de dossiers : risques de pertes, dilution, destruction des données.
  • Pratiques d’archivage non homogènes (propres à chaque individu).
  • Désynchronisation du contenu des Dossiers Adhérents entre le siège et ses délégations.
  • Fortes contraintes réglementaires : finances, fiscalité, suivi des bénéficiaires et ayants droits etc.

 

3. Démarche ARCOTYP

Phase 1 : Définition de la politique d’archivage

  • Création du Comité archives & rédaction de la Charte archives.
  • Catégorisation des éléments éligibles à l’archivage.
  • Mise en place progressive des Listes de références par activité
  • (Finances, Comptabilité, RH, Gestion locative etc).
  • Redéfinition des structures de stockage physique en interne
  • (Salle de classement) et en externe.
  • Référencement symétrique des répertoires numériques et des archives papier.

Phase 2 : Mise en place d’une action personnalisée

  • Paramétrage & mise en place de l’application fonctionnelle d’archivage mixte
  • (ARCOTYP Software).
  • Mise en œuvre des espaces de stockage.
  • Livraison des services d’archivage fonctionnels
  • (Préparation au versement, Versement, Recherche, etc).

Déploiement sur 3 mois auprès de 7 entités/14 utilisateurs. 

Phase 3 : Suivi de l’évolution des processus à long terme

  • Maintenance applicative ARCOTYP Software.
  • Prise en charge des évolutions des contraintes réglementaires (CNIL).
  • Révision du périmètre (activité immobilier).
  • Evolution des membres et des décision du Comité archives.

 

4. Bénéfices obtenus

  • Réduction maximum du volume d’archives papier.
  • Diminution significative des manipulations de dossiers papier.
  • Disponibilité immédiate du contenu d’un dossier à jour.
  • Service archives ouvert à l’ensemble des activités.
  • Pratiques normalisées et conformes aux réglementations.
  • Mise en valeur de la complémentarité papier et numérique.
  • Rationalisation (Traitement des éliminations, statistiques, moyens de référencement et recherches optimisées.)

 

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