Archives des auteurs :

Administrateur

Les démos de midi … c’est reparti !

Après le succès de notre programme WEB in ARCOTYP 2015, nous avons décidé de reconduire l’ensemble de ces démonstrations sur l’année 2016. Pour rappel, WEB in ARCOTYP ce sont cinq dates pour parcourir l’ensemble des caractéristiques du Modèle idéal d’archivage. Sous un format court d’une heure, chaque session est une invitation à résoudre des problématiques fortes d’archivage, à travers notamment l’utilisation d’ARCOTYP Software, logiciel d’archivage mixte. Simples, interactives et pédagogues, nos démonstrations en ligne s’adressent à tous types de profils, amateurs ou professionnels des archives, en charge ou non d’un projet d’archivage. Pour plus d’efficacité, toutes les sessions privilégient la pratique à la théorie.

Au programme

Jeudi 04 février 2016 de 11h à 12h. [WEB1] : “Uniformiser les procédures d’archivage.”

Dans cette première session, l’animateur passera en revue l’ensemble des actions à mettre en place pour une politique d’archivage unique, efficace et durable (créer un Comité archives, rédiger une Charte archives etc.). Puis il se focalisera sur la création des tableaux de gestion, outils indispensables à l’uniformité des procédures d’archivage, et leur ingestion dans ARCOTYP Software. Enfin, il présentera comment de ce fait, l’utilisation du logiciel simplifie et uniformise les versements papier et électroniques.

Jeudi 14 avril 2016 de 11h à 12h. [WEB2] : “Faciliter le travail de l’archiviste.”

Avec ARCOTYP Software, de nombreux dispositifs sont mis en place pour accompagner, faciliter et valoriser le travail quotidien de l’archiviste. S’adressant particulièrement aux archivistes, cette seconde session met en lumière ces outils qui font gagner un temps précieux, et comme le temps c’est de l’argent … A travers la réalisation d’un versement papier, découvrez l’utilité des bordereaux pré-remplis de versement, des étiquettes “codes à barres”, des relevés automatiques des cotes etc. Puis, l’animateur abordera avec vous l’intérêt des éditions statistiques.

Jeudi 02 juin 2016 de 11h à 12h. [WEB3] : “Maîtriser le volume croissant des données papier et numériques.” 

L’un des secrets pour maîtriser les volumes de données, c’est d’éliminer régulièrement les documents arrivés en Date d’Utilité Administrative (DUA). Cette troisième démonstration se focalise sur la gestion par ARCOTYP Software de ce fameux processus d’élimination (soutenu par un système d’alertes). L’animateur en profitera également pour vous présenter les connexions existantes entre ARCOTYP Software et les espaces d’hébergement papier et numériques, internes et externes.

Jeudi 08 septembre 2016 de 11h à 12h. [WEB4] : “Préserver les données sur le long terme.” 

Dans un premier temps, cette quatrième session, un peu plus technique, mettra l’accent sur la sécurisation des données papier et électroniques, à travers l’utilisation d’espaces de stockage conformes et la mise en place par ARCOTYP de niveaux de services associés. Dans un second temps, l’animateur abordera l’une des principales fonctions remarquables d’ARCOTYP Software : la gestion de l’obsolescence des formats numériques. Il y sera alors question de migration de formats et d’interopérabilité, tout un programme !

Jeudi 17 novembre 2016 de 11h à 12h. [WEB5] : “Partager l’information au sein des différents services de l’entreprise.”

Lors de cette dernière session, vous découvrirez comment ARCOTYP Software gère le workflow d’accès aux contenus papier et/ou électroniques, comment il traite la confidentialité des données d’entreprise, notamment par la mise en place d’un système de droits d’accès et de droits d’en connaître associés aux profils de connexion. Cette démonstration sera également l’occasion pour l’animateur d’aborder l’action importante de reprise des existants.

Pour s’inscrire, c’est gratuit et sans engagement !

Il vous suffit de compléter le formulaire d’inscription présent sur cette page en prenant soin de préciser la (ou les) session(s) de votre choix (ex. WEB3). Suite à cette action, vous recevrez rapidement une confirmation par mail de votre inscription. L’ensemble des éléments pour vous connecter à notre démonstration en ligne vous parviendra la veille de la session.

Démonstrations personnalisées

Pour information et selon vos besoins, vous pouvez nous solliciter à tout moment pour une démonstration en ligne personnalisée du Modèle ARCOTYP. De la même façon, il suffit de prendre contact avec nous via notre formulaire ou par téléphone au 01 69 35 16 75. Un commercial se mettra alors en relation avec vous pour convenir du contenu et de la date de la démonstration.

Cas client immobilier

Secteur immobilier

Refonte des pratiques archives dans le cadre du regroupement de plusieurs filiales et activités au sein d’un nouveau siège social.

 

1. Notre client

Groupe français intervenant sur l’ensemble des métiers de l’immobilier [transaction, Gestion locative, Construction, Promotion, Aménagement urbain, conseils et services associés].

  • 23 filiales / 6500 salariés
  • 50 000 Unités de Stockage [US]
  • 15 000 Unités Archives [UA]
  • 7 contrats d’externalisation
  • 30 manipulations / jour

 

2. Constats de départ

  • Pratiques hétérogènes mises en oeuvre par des entités multiples pendant des époques s’étalant sur plusieurs décennies [de 1930 à aujourd’hui].
  • Consolidation des fonds d’archives référencés dans des inventaires très variables souvent attachés à la mémoire individuelle.
  • Rationalisation, relocalisation et mise en conformité complexes en l’absence d’une véritable politique d’archivage et de procédures appropriées.
  • Nombreux éléments documentaires manquants, référencés dans les bases archives, mais qui n’ont pas été réintégrés après consultation, et sont en déshérence [oubliés et sans propriétaire].

 

3. Démarche ARCOTYP

Phase préalable : Appropriation de l’existant et synthèse des besoins

Phase 1 : Définition de la politique d’archivage

  • Définition des fondamentaux : Politique archives, organigramme, responsabilités, listes de références mixtes [support papier et numérique].
  • Décision de création d’un service d’archivage transverse centralisé, ouvert à toutes les activités productrices du Groupe.

Phase 2 : Mise en place d’une action personnalisée

  • Paramétrage & mise en place de la solution selon les conclusions de la phase 1.
  • Formation des acteurs [archivistes, producteurs, lecteurs]
  • Recette et mise en production.
  • Formatage des existants [internes ou externalisés] et intégration dans la base ARCOTYP.

Déploiement sur 6 mois auprès de 400 utilisateurs. 

Phase 3 : Suivi de l’évolution des processus à long terme

  • Réunion périodique du Comité archives.
  • Analyse des premiers retours d’expérience et ajustement du paramétrage.
  • Etude des évolutions du contexte technique [gestion de l’obsolescence].
  • Etude des évolutions de contextes réglementaires et adaptation.

 

4. Bénéfices obtenus

  • Rationalisation des coûts d’hébergement par l’élimination conforme de 15 000 Unités de Stockage [US] ayant atteint leur date d’utilité.
  • Nombreuses initiatives de versements anticipés d’archives intermédiaires afin de libérer les espaces de classement dans les bureaux des services.
  • Préparation à l’archivage numérique [processus mixte].
  • Exploitabilité optimale des moyens de stockage existants, et maîtrise globale et durable du capital informationnel probant et patrimonial de l’entreprise.

Télécharger la version PDF

27 novembre 2014 : L’Atelier en fête !

Jeudi 27 novembre. Il  flotte déjà comme un air de fête à L’Atelier Renault ! Mille couleurs et lumières entourent nos invités réunis pour découvrir ARCOTYP autour d’un petit déjeuner copieux et bien chaud. L’atmosphère à la fois moderne et dynamique de l’exposition Nouvelle Twingo laisse présager une démonstration étonnante !

Pour ce premier atelier ARCOTYP, nos équipes ont fait le choix d’un discours convivial, très ciblé et pratique. Ainsi, une dizaine de personnes aux profils fonctionnels et techniques, issues d’organismes publics ou de sociétés privées de Gestion, Construction et Promotion immobilière, ont pu prendre connaissance de nos réponses pratiques à des problématiques quotidiennes d’archivage. A travers la démonstration des fonctionnalités d’ARCOTYP Software notamment, l’auditoire a pu se rendre compte en quoi le Modèle idéal d’archivage permet de :

  • Uniformiser les procédures d’archivage au sein de l’entreprise.
  • Faciliter le travail de l’archiviste.
  • Maîtriser les volumes croissants de dossiers papiers & numériques.
  • Préserver les données sur le long terme.
  • Partager l’information au sein des différents services de l’entreprise.

Pour illustrer chaque thématique, nous avons volontairement proposé le discours fonctionnel de Gérard Perras (Commercial chez AT2O) appuyé de remarques techniques de Patrice Hugon (Chef de projet ARCOTYP). De plus, un focus sur les espaces de stockage conformes a été réalisé par la société Novarchive, hébergeur d’archives papiers & numériques invité pour l’occasion. Ce discours riche aux multiples facettes fut source de questionnements et d’échanges animés entre l’auditoire et les intervenants … pour notre plus grand plaisir ! La qualité de notre intervention ainsi que l’intérêt des thématiques abordées ont été soulignés sur les questionnaires de satisfaction remis à chaque participant, nous confirmant une fois de plus l’utilité de l’offre ARCOTYP auprès des sociétés privées et des organismes publics.

Ce premier atelier marque le début d’une longue série d’événements consacrés au Modèle idéal d’Archivage, nous leur souhaitons à tous le même succès !

ARCHIMAG n°279 - Novembre 2014

ARCOTYP vu dans Archimag !

Archimag est un magazine mensuel dédié aux professionnels de l’information. Axé sur la Gestion Documentaire (notamment l’archivage), la gestion numérique et la veille, Archimag consacre dans son numéro de Novembre 2014, un article complet sur les solutions d’archivage mixte (papier et numérique). ARCOTYP se positionne parmi les 13 solutions présentées comme une solution incontournable du marché. A vous de juger !

Cliquez ici pour découvrir l’article “Solutions d’archivage mixte” de Bruno Texier – Archimag n°279

Avec la participation de Novarchive, acteur français spécialiste de la conservation et de la gestion externalisées des documents papiers et électroniques.

ARCOTYP 100% dédié à l’immobilier le 27/11/2014

Le 27 novembre prochain* participez au premier atelier ARCOTYP. Sous un format court de 3 heures et en petit comité, vous êtes invité à découvrir comment ARCOTYP Modèle idéal d’archivage apporte des réponses concrètes aux enjeux d’archivage des sociétés de Gestion et de Construction immobilière. 

En effet, ces sociétés sont aujourd’hui confrontées à une croissance exponentielle de leurs dossiers, notamment ceux de types “Programme immobilier” ou  “Gestion locative” (pour ne citer qu’eux), que ce soit sous format papier ou encore numérique. La maîtrise de leur contenu, ainsi que les manipulations dues à leur traitement, par des acteurs et gestionnaires de plus en plus nombreux, devient complexe et crée des risques importants (pertes, délais de disponibilité des dossiers actualisés, non-conformité réglementaire, etc.)  Alors, comment maîtriser ces volumes de données papier et numériques ? Comment les préserver sur le long terme ? Comment partager cette information au sein des différents services de l’entreprise ? Plus largement, comment uniformiser les procédures d’archivage au sein de l’entreprise … et ainsi faciliter le travail de l’archiviste ?

C’est à travers 5 ateliers successifs inspirés d’un cas client, acteur majeur de l’immobilier, que nous vous proposons de répondre à ces enjeux. De manière très pédagogique, nos explications seront illustrées de données métiers (ex. Liste de références [ou tableau de gestion] propre à un service de Gestion Locative), schémas, documentations et manipulations logicielles très concrètes. De plus, cette présentation sera appuyée par la vision d’un expert de la société Novarchive, spécialiste de la conservation et de la gestion externalisée des documents papiers et électroniques. A ce titre, un support très complet sera remis à chaque participant. A la fin des ateliers, un temps d’échanges sera réservé pour vos questions plus personnelles en mode collégial ou privé avec l’un de nos intervenants.

Pour accéder à notre invitation et/ou vous inscrire, cliquez ici.

Pour information, cet événement marque le début d’une longue série de matinales basées sur le même concept, toutes dédiées à la résolution pratique de problématiques d’archivage par secteur d’activité (ex. médical, assurance, industriel etc.) ou par dynamique structurelle (ex. déménagement, départ en retraite, fusion, acquisition etc.). A ce titre, vous pouvez d’ores et déjà vous inscrire à notre prochain atelier ARCOTYP consacré au déménagement d’entreprise, mardi 03 février 2015.

*Prévu initialement le 04 novembre, cet atelier a été reporté au 27 novembre 2014 en raison des grèves de transports programmées.

Page 2 sur 3123