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ARCOTYP Software gratuitement* chez vous !

par Administrateurle 17 décembre 2015 dans actualites, événements

Edité par la société AT2O, soutenu par OSEO Innovation, laissez-vous guider par le logiciel ARCOTYP Software dans le traitement de vos archives mixtes. Que vous soyez une entreprise privée ou un organisme public, une multinationale ou une PME, ARCOTYP Software s’adapte à tous vos besoins en matière d’archivage papier et électronique.

Mieux que des mots, AT2O vous propose du 1er janvier au 29 avril 2016 de tester gratuitement et sans engagement les bienfaits de la solution ARCOTYP en conditions réelles. Paramétré selon les caractéristiques de votre société, découvrez comment ARCOTYP répond aux demandes spécifiques de vos services, simplifie et sécurise la gestion de vos propres archives.

Pour cela rien de plus simple

En étroite collaboration avec notre équipe commerciale et nos techniciens, vous bénéficierez de 2 journées pour installer et paramétrer ARCOTYP Software dans le (ou les) service(s) concerné(s) par la gestion des archives, selon les indications suivantes :

  • Pour chaque service :
    • Son activité.
    • Les coordonnées du Référent archives.
    • Son tableau de gestion (ou Listes de références).
    • Un inventaire “partiel” de ses archives (sous format .xls par ex.)
    • Quelques répertoires électroniques.
  • Ainsi qu’une description et des informations sur la Salle archives.

Une fois le maquettage terminé, nous vous laissons 30 jours pour tester, juger, apprécier !

Si vous êtes intéressé par notre offre ou souhaitez des informations complémentaires, contactez notre équipe commerciale au 01 69 35 16 75 ou via notre formulaire de contact présent sur cette page. 

* Offre valable du 1er janvier au 29 avril 2016, limitée à un maquettage par société sur une période test de 30 jours ouvrés sous conditions d’un projet d’archivage motivé. 

 

Les démos de midi … c’est reparti !

par Administrateurle 17 décembre 2015 dans actualites, événements

Après le succès de notre programme WEB in ARCOTYP 2015, nous avons décidé de reconduire l’ensemble de ces démonstrations sur l’année 2016. Pour rappel, WEB in ARCOTYP ce sont cinq dates pour parcourir l’ensemble des caractéristiques du Modèle idéal d’archivage. Sous un format court d’une heure, chaque session est une invitation à résoudre des problématiques fortes d’archivage, à travers notamment l’utilisation d’ARCOTYP Software, logiciel d’archivage mixte. Simples, interactives et pédagogues, nos démonstrations en ligne s’adressent à tous types de profils, amateurs ou professionnels des archives, en charge ou non d’un projet d’archivage. Pour plus d’efficacité, toutes les sessions privilégient la pratique à la théorie.

Au programme

Jeudi 04 février 2016 de 11h à 12h. [WEB1] : “Uniformiser les procédures d’archivage.”

Dans cette première session, l’animateur passera en revue l’ensemble des actions à mettre en place pour une politique d’archivage unique, efficace et durable (créer un Comité archives, rédiger une Charte archives etc.). Puis il se focalisera sur la création des tableaux de gestion, outils indispensables à l’uniformité des procédures d’archivage, et leur ingestion dans ARCOTYP Software. Enfin, il présentera comment de ce fait, l’utilisation du logiciel simplifie et uniformise les versements papier et électroniques.

Jeudi 14 avril 2016 de 11h à 12h. [WEB2] : “Faciliter le travail de l’archiviste.”

Avec ARCOTYP Software, de nombreux dispositifs sont mis en place pour accompagner, faciliter et valoriser le travail quotidien de l’archiviste. S’adressant particulièrement aux archivistes, cette seconde session met en lumière ces outils qui font gagner un temps précieux, et comme le temps c’est de l’argent … A travers la réalisation d’un versement papier, découvrez l’utilité des bordereaux pré-remplis de versement, des étiquettes “codes à barres”, des relevés automatiques des cotes etc. Puis, l’animateur abordera avec vous l’intérêt des éditions statistiques.

Jeudi 02 juin 2016 de 11h à 12h. [WEB3] : “Maîtriser le volume croissant des données papier et numériques.” 

L’un des secrets pour maîtriser les volumes de données, c’est d’éliminer régulièrement les documents arrivés en Date d’Utilité Administrative (DUA). Cette troisième démonstration se focalise sur la gestion par ARCOTYP Software de ce fameux processus d’élimination (soutenu par un système d’alertes). L’animateur en profitera également pour vous présenter les connexions existantes entre ARCOTYP Software et les espaces d’hébergement papier et numériques, internes et externes.

Jeudi 08 septembre 2016 de 11h à 12h. [WEB4] : “Préserver les données sur le long terme.” 

Dans un premier temps, cette quatrième session, un peu plus technique, mettra l’accent sur la sécurisation des données papier et électroniques, à travers l’utilisation d’espaces de stockage conformes et la mise en place par ARCOTYP de niveaux de services associés. Dans un second temps, l’animateur abordera l’une des principales fonctions remarquables d’ARCOTYP Software : la gestion de l’obsolescence des formats numériques. Il y sera alors question de migration de formats et d’interopérabilité, tout un programme !

Jeudi 17 novembre 2016 de 11h à 12h. [WEB5] : “Partager l’information au sein des différents services de l’entreprise.”

Lors de cette dernière session, vous découvrirez comment ARCOTYP Software gère le workflow d’accès aux contenus papier et/ou électroniques, comment il traite la confidentialité des données d’entreprise, notamment par la mise en place d’un système de droits d’accès et de droits d’en connaître associés aux profils de connexion. Cette démonstration sera également l’occasion pour l’animateur d’aborder l’action importante de reprise des existants.

Pour s’inscrire, c’est gratuit et sans engagement !

Il vous suffit de compléter le formulaire d’inscription présent sur cette page en prenant soin de préciser la (ou les) session(s) de votre choix (ex. WEB3). Suite à cette action, vous recevrez rapidement une confirmation par mail de votre inscription. L’ensemble des éléments pour vous connecter à notre démonstration en ligne vous parviendra la veille de la session.

Démonstrations personnalisées

Pour information et selon vos besoins, vous pouvez nous solliciter à tout moment pour une démonstration en ligne personnalisée du Modèle ARCOTYP. De la même façon, il suffit de prendre contact avec nous via notre formulaire ou par téléphone au 01 69 35 16 75. Un commercial se mettra alors en relation avec vous pour convenir du contenu et de la date de la démonstration.

Cas client immobilier
 

Secteur immobilier

par Administrateurle 14 janvier 2015 dans clients arcotyp

Refonte des pratiques archives dans le cadre du regroupement de plusieurs filiales et activités au sein d’un nouveau siège social.

 

1. Notre client

Groupe français intervenant sur l’ensemble des métiers de l’immobilier [transaction, Gestion locative, Construction, Promotion, Aménagement urbain, conseils et services associés].

  • 23 filiales / 6500 salariés
  • 50 000 Unités de Stockage [US]
  • 15 000 Unités Archives [UA]
  • 7 contrats d’externalisation
  • 30 manipulations / jour

 

2. Constats de départ

  • Pratiques hétérogènes mises en oeuvre par des entités multiples pendant des époques s’étalant sur plusieurs décennies [de 1930 à aujourd’hui].
  • Consolidation des fonds d’archives référencés dans des inventaires très variables souvent attachés à la mémoire individuelle.
  • Rationalisation, relocalisation et mise en conformité complexes en l’absence d’une véritable politique d’archivage et de procédures appropriées.
  • Nombreux éléments documentaires manquants, référencés dans les bases archives, mais qui n’ont pas été réintégrés après consultation, et sont en déshérence [oubliés et sans propriétaire].

 

3. Démarche ARCOTYP

Phase préalable : Appropriation de l’existant et synthèse des besoins

Phase 1 : Définition de la politique d’archivage

  • Définition des fondamentaux : Politique archives, organigramme, responsabilités, listes de références mixtes [support papier et numérique].
  • Décision de création d’un service d’archivage transverse centralisé, ouvert à toutes les activités productrices du Groupe.

Phase 2 : Mise en place d’une action personnalisée

  • Paramétrage & mise en place de la solution selon les conclusions de la phase 1.
  • Formation des acteurs [archivistes, producteurs, lecteurs]
  • Recette et mise en production.
  • Formatage des existants [internes ou externalisés] et intégration dans la base ARCOTYP.

Déploiement sur 6 mois auprès de 400 utilisateurs. 

Phase 3 : Suivi de l’évolution des processus à long terme

  • Réunion périodique du Comité archives.
  • Analyse des premiers retours d’expérience et ajustement du paramétrage.
  • Etude des évolutions du contexte technique [gestion de l’obsolescence].
  • Etude des évolutions de contextes réglementaires et adaptation.

 

4. Bénéfices obtenus

  • Rationalisation des coûts d’hébergement par l’élimination conforme de 15 000 Unités de Stockage [US] ayant atteint leur date d’utilité.
  • Nombreuses initiatives de versements anticipés d’archives intermédiaires afin de libérer les espaces de classement dans les bureaux des services.
  • Préparation à l’archivage numérique [processus mixte].
  • Exploitabilité optimale des moyens de stockage existants, et maîtrise globale et durable du capital informationnel probant et patrimonial de l’entreprise.

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27 novembre 2014 : L’Atelier en fête !

par Administrateurle 2 décembre 2014 dans actualites, événements, Uncategorized

Jeudi 27 novembre. Il  flotte déjà comme un air de fête à L’Atelier Renault ! Mille couleurs et lumières entourent nos invités réunis pour découvrir ARCOTYP autour d’un petit déjeuner copieux et bien chaud. L’atmosphère à la fois moderne et dynamique de l’exposition Nouvelle Twingo laisse présager une démonstration étonnante !

Pour ce premier atelier ARCOTYP, nos équipes ont fait le choix d’un discours convivial, très ciblé et pratique. Ainsi, une dizaine de personnes aux profils fonctionnels et techniques, issues d’organismes publics ou de sociétés privées de Gestion, Construction et Promotion immobilière, ont pu prendre connaissance de nos réponses pratiques à des problématiques quotidiennes d’archivage. A travers la démonstration des fonctionnalités d’ARCOTYP Software notamment, l’auditoire a pu se rendre compte en quoi le Modèle idéal d’archivage permet de :

  • Uniformiser les procédures d’archivage au sein de l’entreprise.
  • Faciliter le travail de l’archiviste.
  • Maîtriser les volumes croissants de dossiers papiers & numériques.
  • Préserver les données sur le long terme.
  • Partager l’information au sein des différents services de l’entreprise.

Pour illustrer chaque thématique, nous avons volontairement proposé le discours fonctionnel de Gérard Perras (Commercial chez AT2O) appuyé de remarques techniques de Patrice Hugon (Chef de projet ARCOTYP). De plus, un focus sur les espaces de stockage conformes a été réalisé par la société Novarchive, hébergeur d’archives papiers & numériques invité pour l’occasion. Ce discours riche aux multiples facettes fut source de questionnements et d’échanges animés entre l’auditoire et les intervenants … pour notre plus grand plaisir ! La qualité de notre intervention ainsi que l’intérêt des thématiques abordées ont été soulignés sur les questionnaires de satisfaction remis à chaque participant, nous confirmant une fois de plus l’utilité de l’offre ARCOTYP auprès des sociétés privées et des organismes publics.

Ce premier atelier marque le début d’une longue série d’événements consacrés au Modèle idéal d’Archivage, nous leur souhaitons à tous le même succès !

ARCHIMAG n°279 - Novembre 2014
 

ARCOTYP vu dans Archimag !

par Administrateurle 19 novembre 2014 dans actualites, articles de presse

Archimag est un magazine mensuel dédié aux professionnels de l’information. Axé sur la Gestion Documentaire (notamment l’archivage), la gestion numérique et la veille, Archimag consacre dans son numéro de Novembre 2014, un article complet sur les solutions d’archivage mixte (papier et numérique). ARCOTYP se positionne parmi les 13 solutions présentées comme une solution incontournable du marché. A vous de juger !

Cliquez ici pour découvrir l’article “Solutions d’archivage mixte” de Bruno Texier – Archimag n°279

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